Como Crear Empresa

5 Estrategias para administrar tu Negocio como Una Empresa

septiembre - 10 - 2021

Una de las fortalezas en la que se apoyan muchos emprendedores para iniciar un negocio, está basada en el conocimiento de un producto o un servicio, bien sea por su experiencia laboral o por una tradición familiar.

Son muy escasos los emprendedores integrales, es decir,  que tengan conocimiento de la operación, de administración y comercialización. En cuanto a conocimientos contables y financieros a menos que tengan formación en estas disciplinas también son bastante escasos.

Para ser un emprendedor exitoso no se necesita ser contador o financiero, pero si se requiere de conocimientos básicos y mínimos de contabilidad para que pueda conocer y entender cómo funciona su negocio a partir de la contabilidad.

Una de las actividades más básica de la contabilidad, pero no menos importante es el manejo de la caja. Por la caja pasan todos los registros de los hechos económicos generados en el negocio: Ventas y compras.

A partir de la caja se comienza a construir  la buena administración del negocio; al finalizar la jornada diaria el dueño o administrador del negocio debe conocer el saldo del efectivo generado en la operación del día.

El efectivo o disponible diario, resulta de restar al valor total de las ventas, las compras y pagos en efectivo. Si el saldo de las operaciones registradas en la caja cuadra con el efectivo disponible, es un indicador que el negocio se está manejando por lo menos adecuadamente.

El control del efectivo es supremamente importante para la supervivencia del negocio.

De otra parte, la caja es el primer libro de la contabilidad del negocio, de igual manera es el primer control administrativo para determinar el flujo de caja que le está dando vida al negocio.

Seguidamente los libros de inventarios, cuentas por cobrar, cuentas por pagar a proveedores, tienen una relevancia importante.

Hoy día por la tecnología y el uso de aplicaciones contables y sistemas Pos (contabilización automática de las ventas, compras y costos), las operaciones que pasan por caja y que afectan en línea los saldos de los libros mencionados, no se pueden detectar fácilmente a la vista.

Los saldos de las cuentas solo se pueden ver al final de la operación del día, a través del balance de prueba emitido por la aplicación contable. De otra manera si se hiciere un corte antes de finalizar la jornada, pero esta no es una practica usual.

Hacer cortes o cuadres parciales de caja si es usual, y permite conocer cual ha sido el comportamiento de las ventas a una determinada hora de la jornada comercial.

Con la revisión periódicamente los saldos de los libros de caja, inventarios, cuentas por cobrar, y cuentas por pagar a proveedores sin saber mucho de contabilidad pero sí algunos conceptos básicos, se puede saber dónde está el dinero invertido en el negocio y permite conocer la utilidad y la rentabilidad del mismo.

Un control que sí debe ser de estricto cumplimiento diario es el cuadre del efectivo de caja. Con ello se pueden evitar o detectar de manera oportuna cualquier desfalco o robo.

Controlar y revisar periódicamente las cuentas de caja, inventarios, cuentas por cobrar y cuentas por pagar a proveedores, es una buena práctica administrativa y de enfoque empresarial que ayuda al dueño de negocio a conocer la estructura financiera y a pensar como dueño de empresa.

Una de las características o práctica más negativa de los dueños de negocio, es la de manejar una caja de bolsillo y no llevar contabilidad.

De otro lado, en cuanto a la estructura organizacional del negocio esta va cambiando en la medida que vaya creciendo y posicionándose en el mercado.

Al iniciar el negocio el gestor o emprendedor es el encargado de todas las funciones operativas para la elaboración, administración y venta de los productos o servicios.

En la medida que el negocio vaya creciendo, su administración y manejo contable financiero se va haciendo más complejo; lo cual hace necesario la contratación de personal con conocimientos específicos en cada uno de los cuatro pilares básicos: Operación, mercadeo -ventas, talento humano, y contabilidad – finanzas.

Con la conformación de esos cuatro pilares básico o áreas funcionales, quiere decir que ya se está obteniendo una estructura organizacional similar a la de una empresa, lo cual debe ir de acuerdo con el manejo contable y financiero y se hace necesaria la contratación de un contador que bien puede ser por prestación de servicio o de planta dependiendo del tamaño del negocio.

Contar con los servicios de un contador, no es razón para que el dueño o administrador del negocio carezca de conocimientos contables por lo menos básicos.

Por la falta de conocimientos el dueño o administrador del negocio no sabe qué preguntarle o exigirle al contador antes o después de la presentación de la información financiera, como también para conocer las situación financiera y económica del negocio y adicionalmente para la presentación de las obligaciones tributarias.

Con los conceptos básicos expuestos hasta aquí pero puestos en práctica ya estarás dando los primeros pasos para administrar tu negocio como una empresa.

Lo expuesto hasta aquí, se puede resumir en las cinco estrategias para administrar tu negocio como una empresas, las cuales te relaciono a continuación:

1. Estructura financiera de la empresa

Los conceptos enunciados  arriba ya te han dado una idea de lo que puede ser la estructura financiera de la empresa.

Pero la estructura financiera es más que eso, se trata de saber que la gestión de los negocios se mide a través de la información financiera que reportan los estados financieros: Estado de situación financiera – balance y el estado de resultados.

Estos dos son los estados financieros básicos de un negocio o empresa, hay un tercer estado financiero y es el estado de flujo de efectivo que resulta de la relación entre el balance y el estado de resultados.

El balance mide la situación financiera, es decir los recursos con que cuenta el negocio o empresa para atender su misión o razón de ser, es decir su actividad económica: producir, comercializar y vender productos y/o servicios. Igual su capacidad para generar ingresos económicos para atender la operación sin contratiempos.

El estado de resultados mide la situación económica, que está relacionada con la venta de los productos y servicios, la capacidad que estos tienen de producir utilidad y rentabilidad para el crecimiento del negocio o empresa.

El estado de flujo de efectivo mide la capacidad que tiene el negocio o empresa de generar efectivo en sus tres actividades: Operación, inversión y financiamiento.

Los tres estados financieros en mención miden la capacidad de gestión de los dueños del negocio o de su administrador.

2. Identificación de las cuentas contables

Como ya lo he mencionado, no se necesita ser contador para administrar de manera eficiente el negocio o empresa.

Tomar el control de las cuentas de caja, inventarios, cuentas por cobrar, cuentas por pagar a proveedores; es el primer paso para  dónde se encuentra el dinero invertido.

Para conocer otras cuentas contables y sus efectos en los estados financieros, basta con leer el plan de cuentas NIIF -IFRS Masters para identificarlas por clase, grupo y nombre de cuentas.

Las siguientes son las clases de cuentas de balance:

Activo corriente, activo no corriente, propiedad planta y equipo, otros activos.

Pasivo corriente, pasivo no corriente. Patrimonio: Capital social

Grupos de cuenta del Activo: Efectivo y equivalentes de efectivo (Disponible), Activos financieros (Inversiones), Cuentas comerciales por cobrar (Deudores), Inventarios, Propiedad planta y equipo, Activos intangibles, Activos por impuestos corrientes, Propiedades de inversión, Otros activos.

Grupo de cuentas del pasivo: Obligaciones financieras, Cuentas comerciales por pagar y otras cuentas comerciales, Pasivos por impuestos corrientes, Obligaciones laborales y de seguridad social, Provisiones, Ingresos diferidos, Otros pasivos,

Grupo de cuentas del Patrimonio: Capital social, Superávit de capital, Reservas, Dividendos y participaciones, Resultados del ejercicio, Resultados de ejercicios anteriores, Ganancias o Pérdidas

Grupo de cuentas del estado de resultado:

Ingresos:

Venta de bienes, Venta de servicios, Otros ingresos, Otros resultados integrales.

Gastos:

Operacionales de venta, De administración, No operacionales, Deterioro, agotamiento, depreciación, amortización.

Costos de ventas:

Costo de venta de prestación de servicios, Compras, Costos diferidos.

3. Elaboración de los estados financieros básicos.

De la elaboración de los estados financieros: Balance, estado de resultado y estado de flujo de efectivo se encarga el contador y es obligación entregarlos al dueño del negocio a administrador dentro de los 10 primeros días de cada mes. Así lo debe exigir para mantener un excelente control del negocio.

Al dueño del negocio le corresponde leer e interpretar los estados financieros con el contador para poder conocer los signos vitales del negocio: Liquidez, rentabilidad y endeudamiento.

4. Leer e interpretar los estados financieros

Si el dueño del negocio o administrador carecen de conceptos contables básicos es difícil que puedan leer e interpretar los estados financieros básicos y mucho menos hacer preguntas clave al contador para que les pueda indicar cual es la situación financiera y económica del negocio.

Los estados financieros son útiles siempre y cuando se puedan analizar de manera comparativa entre diferentes periodos contables para poder identificar el crecimiento de la empresa y comparativos con el sector económico para conocer su competitividad.

Conociendo los tres signos vitales, se podrán analizar los respectivos indicadores de liquidez, rentabilidad y endeudamiento.

Los estados financieros básicos son indispensables para la toma de decisiones acertadas.

5. Conocer las obligaciones y derechos de los contribuyentes

Si el dueño del negocio o administrador maneja algunos conceptos básicos de contabilidad, recibe los estados financieros del contador, los lee y los interpreta junto con el contador, así, estará en capacidad de conocer cuál es la situación financiera y económica de la empresa, dónde está su dinero invertido, cuál es la rentabilidad y la utilidad; y de paso dentificar si su negocio o empresa es del régimen común o responsable del impuestos.

Con todo esto deberá saber o solicitar al contador la elaboración de la declaración de renta del negocio.

Si aplicas las cinco estrategias que te he relacionado te garantizo que podrás iniciar un proceso de transformación pasando de dueño de  negocio a dueño de una empresa con los siguientes beneficios:

  • Tomar decisiones acertadas con base en la información contable y financiera.
  • Lograr resultados óptimos para que te sientas más valorado, puedas ganar más dinero, promocionar tu negocio o empresa y tener un estilo de vida diferente.
  • Administrar tu negocio como una empresa.  Mejorar el rendimiento, predisposición, armonía laboral y fidelidad por parte de los empleados.

Espero que estas cinco estrategias te puedan  ser útiles, igual me puedes compartir tus inquietudes para apoyarte. Muchas gracias déjanos tus comentarios, lo leeremos.

Finalmente si estás interesado en un acompañamiento para la implementación de las cinco estrategias te ofrezco lo siguiente:

Un curso Taller teórico práctico para  emprendedores y dueños de pequeños negocios no Contadores, interesados en saber dónde está el dinero invertido en su negocio y conocer la rentabilidad para poder  promocionarlo y Administrarlo como una Empresa.

Curso taller: Cómo administrar tu Negocio como una Empresa- Con solo 5 pasos básicos de Contabilidad.

Metodología de Implementación

Aplicación paso a paso del contenido del curso taller, aplicar los conocimientos en la lectura e interpretación de los estados financieros básicos. Lo cual se define como la implementación de tal forma que el emprendedor o dueño de la empresa pueda ganar más dinero, promocionar y hacer crecer la empresa.

¿Estás listo?

Yo también, para llevarte a otro nivel a través de los conocimientos que te voy a impartir en este curso taller con un impacto positivo en tu negocio o empresa y tener éxito.

Este curso taller de 15 horas, consta de 5 módulos en secciones pequeñas asimilables, durante 10 días recibirás una lección que durará 1 hora 30 minutos.

Nos puedes contactar directamente en este sitio web o a través de los siguientes medios:

Info@comocrearempresa.com

WhatsApp: + 57 316 646 1363

 

Ricardo Torres G.
Comprometido con tu éxito

 

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